Moltes vegades, a l'hora de crear la nostra empresa o quan desitgem dotar-la de certs serveis, ens assalten preguntes quant a quins hauríem de contractar per a gestionar els comptes de correu de la nostra plantilla, com i on emmagatzemar la nostra informació o com establir les pautes de comunicació i organització. Google Apps for Business ens ofereix un paquet de solucions que ens evita haver d'adquirir programari o llicències de diversos proveïdors, recollint d'aquesta manera els diferents serveis i eines en un sol producte. Així, a través de Google Apps tenim la possibilitat de gestionar il·limitats comptes d'usuari per als nostres empleats, que inclouen correu electrònic de Gmail, Cloud storage, Calendar, Drive i tot el conjunt d'eines de Google. A continuació, realitzarem un repàs detallat a les prestacions d'aquest paquet per a valorar els beneficis del paquet Google Apps.
Gmail, un poderós email també per a empreses
Els comptes de correu electrònic integrades dins de Google Apps for Business ens permeten treballar fins i tot estant offline, tenint el nostre correu sempre disponible. D'aquesta manera podem preparar drafts o llegir correus mentre viatgem sense connexió a Internet. A més, la capacitat de magatzematge és de 30 GB repartits en cada compte de Google Apps, podent adquirir més si fos necessari per als usuaris que ho necessitin. La interfície és molt intuïtiva i senzilla de manejar, amb la qual cosa fins i tot alguns membres de la nostra plantilla amb pocs coneixements ofimàtics se sentiran còmodes. D'altra banda, els comptes de correu estan perfectament sincronitzades amb altres eines d'aquest paquet com Calendar, Drive, Bloguer o Sites, i també amb altres aplicacions de Google com AdWords, Analytics o Webmaster Tools. Per si això fos poc, podem sincronitzar-ho amb Outlook, encara que Gmail no ofereix tantes opcions com aquest últim.
Google Drive i l'emmagatzematge il·limitat
A través de Google Drive podem crear documents, fulls de càlcul o presentacions i compartir-les amb els usuaris que desitgem. A més, atès que aquests documents són emmagatzemats en el núvol, qualsevol altre usuari amb permisos pot editar aquests documents, sent possible fins i tot treballar simultàniament en ells. Una cosa extremadament útil és l'eina de xat pròpia del document en el qual estem treballant, permetent així la comunicació a temps real amb la resta d'usuaris. Google Drive ens permet descarregar els documents amb els quals treballem en diversos formats, com .docx o .pdf per a nòmines o projectes, .txt o .html per al disseny del nostre site o blog, .xlsx per a fulls de càlcul i uns altres. De manera addicional, és possible instal·lar Google Drive en els nostres equips, de manera que els documents de la carpeta de Drive allotjada en el nostre disc dur se sincronitza automàticament amb el nostre Drive en el núvol. Es creen així dues còpies de cada document, una en el núvol i una altra en el nostre disc dur, tenint així la seguretat que la nostra informació està ben guardada i actualitzada en tot moment. Amb aquesta eina, podem treballar offline en les nòmines per a fi de mes i, tan aviat com el nostre equip es connecti a la xarxa, són automàticament pujades al núvol. Per si no n'hi hagués prou, la quantitat d'informació que podem emmagatzemar per usuari és de 30 GB, podent ampliar aquesta quantitat de manera il·limitada i segura. Drive és una eina molt potent, no obstant això, les opcions a l'hora de crear documents són molt poques, sent el format que li podem donar a aquests documents molt simple.
Gestiona l'agenda de la teva empresa amb Google Calendar
Google Calendar és una potent eina que se sincronitza estupendament amb Gmail. Ens permet realitzar múltiples agendes, tant les personals de cada usuari, com a agendes d'empresa per a reunions o visites, per exemple, en les quals incloure a altres membres de la plantilla a través d'una interfície molt amigable. A més, es pot treballar amb Calendar a través de dispositius mòbils com Blackberry, Android o iPhone, fins i tot sent possible rebre notificacions per SMS.
Agrupa departaments o projectes amb Google Groups
A través d'aquesta eina inclosa en Google Apps for Business se'ns brinda l'oportunitat d'agrupar a determinats empleats per projectes, departaments o altres classificacions que necessitem. Els membres de cada grup poden compartir i enviar documents, calendaris, vídeos o una altra informació entre si. Es pot controlar la informació a la qual tenen accés els usuaris, i els qui formen part de cada grup, a través d'un senzill panell de control del grup.
Google Sites, Google plus i Blogger, altres utilitats de Google Apps per a la nostra empresa
Amb Google Apps for Business podem decidir qui dels nostres empleats tenen accés d'administrador o col·laborador en la nostra pàgina de Google Sites o el nostre blog de companyia. També podrem crear un perfil de Google Plus d'empresa, fent un pas més dins del món de les xarxes socials. Per a crear el nostre perfil d'empresa només haurem d'activar un compte de Google Plus i tot seguit, en el menú principal del nostre perfil, afegir una pàgina. Aquesta pàgina serà la de la nostra empresa, obtenint així una nova finestra a través de la qual mostrar la nostra empresa al públic.
Google Apps for Business posa a l'abast de qualsevol empresa totes les seves eines. No obstant això, és important matisar que la senzillesa d'aquestes eines ostenta una limitació. I és que és possible que necessitem eines més completes depenent de la complexitat de les nostres necessitats, sobretot quant a la creació de documents amb Drive. El paquet de Google Apps for Business inclou a més un servei de suport 24/7, amb el que qualsevol tipus d'incidències que puguem tenir són ateses per l'equip de Google. I a tu, quina eina et resultaria més útil?