Sin embargo, no es ese el valor más alto que contiene nuestro centro. El verdadero valor son los datos que hemos volcado en él, y el trabajo que el personal ha hecho sobre ellos. Además de los costos de obtención de los datos, debemos considerar las horas-hombre que se han dedicado a elaborar documentos a partir de esos datos, y el valor que tiene para nosotros contar con un registro detallado de los pasos que se han seguido con ellos.
Los datos pueden perderse por una infinidad de factores. Desde problemas con el disco duro de un equipo, pasando a posibles errores en la operación, fallas eléctricas o, simplemente, el robo del centro de datos, la información contenida en nuestros equipos está en constante peligro.
Es necesario, entonces, crear una estrategia para evitar que nuestros preciados datos se pierdan, ante cualquier circunstancia.
La forma más eficiente es realizar periódicamente una copia de seguridad de la información importante. Los sistemas operativos tienen incluido programas que permiten efectuar copias de seguridad, en forma automática, de los directorios o archivos que indiquemos. Y hay muchos productos en el mercado que hacen el mismo trabajo, pero que nos ofrecen algunas alternativas interesantes, como poder elegir hacer la copia de seguridad en un CD o DVD regrabable, un Pen Drive o un directorio en otro disco, o en otro equipo en la red. Incluso en la nube.
El almacenamiento de copias de seguridad en la nube es una alternativa cada vez más utilizada. Tiene varias ventajas:
- Los archivos no están en nuestro equipo. Si algo le pasa al equipo, o si este es robado, nuestros archivos están perfectamente a salvo, en un servidor remoto que cuenta con altas medidas de seguridad.
- Si solucionamos el problema en nuestro equipo, o lo reponemos, podemos restaurar todos los archivos de trabajo, simplemente conectando el nuevo equipo a Internet.
- En caso de querer acceder a los archivos desde otro equipo, podemos hacerlo, a través de Internet, desde cualquier lugar del mundo.
El almacenamiento en Internet no es nuevo. Existe desde que se creó la red. Sin embargo, antes era un servicio muy caro y limitado. La escasa velocidad de conexión hacía que se eligieran cuidadosamente los archivos a guardar, porque se tardaba muchísimo tiempo en transferirlos. El espacio en disco rígido de los servidores era muy caro, porque los discos rígidos eran mucho más caros que hoy en día.
Con los progresos en la velocidad de Internet, la velocidad de procesamiento de los ordenadores, y la baja en el precio del almacenamiento en disco duro, almacenar copias de seguridad en la nube se ha vuelto aún más conveniente. Es posible, incluso, usar servicios gratuitos. Hay varios servicios que nos permiten hacer copias de seguridad, y nos ofrecen determinada cantidad de espacio gratis, como Dropbox, Bitcasa, One Drive y otros. Pero Mega nos ofrece 50 Gb. de espacio en disco, en forma absolutamente gratuita. La velocidad de conexión es la mejor del mercado, y la seguridad de los datos es altísima.
Por supuesto, las necesidades de copia de seguridad varían de empresa a empresa. Hay que considerar si se quiere hacer una copia de seguridad automática, o se prefiere que un empleado se dedique a ella. Si queremos realizarla a través de la red interna, o de Internet. O si preferimos guardar nuestros datos en una unidad de CD o DVD, o un disco extraíble. Y, finalmente, la periodicidad ideal para minimizar la pérdida de datos ante un problema.