Muchas veces, a la hora de crear nuestra empresa o cuando deseamos dotarla de ciertos servicios, nos asaltan preguntas en cuanto a cuáles deberíamos contratar para gestionar las cuentas de correo de nuestra plantilla, cómo y dónde almacenar nuestra información o cómo establecer las pautas de comunicación y organización. Google Apps for Business nos ofrece un paquete de soluciones que nos evita tener que adquirir software o licencias de varios proveedores, recogiendo de esta manera los diferentes servicios y herramientas en un solo producto. Así, a través de Google Apps tenemos la posibilidad de gestionar ilimitadas cuentas de usuario para nuestros empleados, que incluyen correo electrónico de Gmail, Cloud storage, Calendar, Drive y todo el conjunto de herramientas de Google. A continuación, vamos a realizar un repaso detallado a las prestaciones de este paquete para valorar los beneficios del paquete Google Apps.
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Gmail, un poderoso email también para empresas
Las cuentas de correo electrónico integradas dentro de Google Apps for Business nos permiten trabajar incluso estando offline, teniendo nuestro correo siempre disponible. De esa manera podemos preparar drafts o leer correos mientras viajamos sin conexión a Internet. Además, la capacidad de almacenaje es de 30 GB repartidos en cada cuenta de Google Apps, pudiendo adquirir más si fuese necesario para los usuarios que lo necesiten. La interfaz es muy intuitiva y sencilla de manejar, con lo cual incluso algunos miembros de nuestra plantilla con pocos conocimientos ofimáticos se sentirán cómodos. Por otro lado, las cuentas de correo están perfectamente sincronizadas con otras herramientas de este paquete como Calendar, Drive, Blogger o Sites, y también con otras aplicaciones de Google como AdWords, Analytics o Webmaster Tools. Por si esto fuera poco, podemos sincronizarlo con Outlook, aunque Gmail no ofrece tantas opciones como este último.
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Google Drive y el almacenamiento ilimitado
A través de Google Drive podemos crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones y compartirlas con los usuarios que deseemos. Además, dado que estos documentos son almacenados en la nube, cualquier otro usuario con permisos puede editar dichos documentos, siendo posible incluso trabajar simultáneamente en ellos. Algo extremadamente útil es la herramienta de chat propia del documento en el que estamos trabajando, permitiendo así la comunicación a tiempo real con el resto de usuarios. Google Drive nos permite descargar los documentos con los que trabajamos en diversos formatos, como .docx o .pdf para nóminas o proyectos, .txt o .html para el diseño de nuestro site o blog, .xlsx para hojas de cálculo y otros. De manera adicional, es posible instalar Google Drive en nuestros equipos, de modo que los documentos de la carpeta de Drive alojada en nuestro disco duro se sincroniza automáticamente con nuestro Drive en la nube. Se crean así dos copias de cada documento, una en la nube y otra en nuestro disco duro, teniendo así la seguridad de que nuestra información está bien guardada y actualizada en todo momento. Con esta herramienta, podemos trabajar offline en las nóminas para fin de mes y, tan pronto como nuestro equipo se conecte a la red, son automáticamente subidas a la nube. Por si esto fuera poco, la cantidad de información que podemos almacenar por usuario es de 30 GB, pudiendo ampliar esta cantidad de manera ilimitada y segura. Drive es una herramienta muy potente, sin embargo, las opciones a la hora de crear documentos son muy pocas, siendo el formato que le podemos dar a estos documentos muy simple.
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Gestiona la agenda de tu empresa con Google Calendar
Google Calendar es una potente herramienta que se sincroniza estupendamente con Gmail. Nos permite realizar múltiples agendas, tanto las personales de cada usuario, como agendas de empresa para reuniones o visitas, por ejemplo, en las que incluir a otros miembros de la plantilla a través de una interfaz muy amigable. Además, se puede trabajar con Calendar a través de dispositivos móviles como Blackberry, Android o iPhone, incluso siendo posible recibir notificaciones por SMS.
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Agrupa departamentos o proyectos con Google Groups
A través de esta herramienta incluida en Google Apps for Business se nos brinda la oportunidad de agrupar a determinados empleados por proyectos, departamentos u otras clasificaciones que necesitemos. Los miembros de cada grupo pueden compartir y enviar documentos, calendarios, vídeos u otra información entre sí. Se puede controlar la información a la que tienen acceso los usuarios, y quienes forman parte de cada grupo, a través de un sencillo panel de control del grupo.
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Google Sites, Google plus y Blogger, otras utilidades de Google Apps para nuestra empresa
Con Google Apps for Business podemos decidir quiénes de nuestros empleados tienen acceso de administrador o colaborador en nuestra página de Google Sites o nuestro blog de compañía. También podremos crear un perfil de Google Plus de empresa, dando un paso más dentro del mundo de las redes sociales. Para crear nuestro perfil de empresa sólo tendremos que activar una cuenta de Google Plus y acto seguido, en el menú principal de nuestro perfil, añadir una página. Ésta página será la de nuestra empresa, obteniendo así una nueva ventana a través de la cual mostrar nuestra empresa al público.
Google Apps for Business pone al alcance de cualquier empresa todas sus herramientas. No obstante, es importante matizar que la sencillez de estas herramientas ostenta una limitación. Y es que es posible que necesitemos herramientas más completas dependiendo de la complejidad de nuestras necesidades, sobre todo en cuanto a la creación de documentos con Drive. El paquete de Google Apps for Business incluye además un servicio de soporte 24/7, con lo que cualquier tipo de incidencias que podamos tener son atendidas por el equipo de Google. ¿Y a ti, qué herramienta te resultaría más útil?